Zeitmanagement: Produktiver durch Time Blocking

Time Blocking ist eine Strategie, die dir hilft, Zeit zu sparen und produktiver zu werden. Wie setzt du sie um? Hier erklären wir dir Schritt für Schritt.
Zeitmanagement: Produktiver durch Time Blocking

Geschrieben von Edith Sánchez

Letzte Aktualisierung: 18. Januar 2023

Time Blocking hilft dir, in weniger Zeit mehr zu erledigen. Mit dieser Zeitmanagement-Methode kannst du deine Tage, Wochen oder Monate in Zeitblöcke einteilen, um deine Produktivität zu steigern. Wenn du viele verschiedene Projekte und Aufgaben vor dir hast, zahlreiche Meetings besuchen musst, häufig unterbrochen wirst und mehr Zeit benötigst, ist diese Methode genau richtig für dich.

Time Blocking ermöglicht es dir, deinen Tag in Blöcken zu organisieren, wobei deutlich abgegrenzte Ruhepausen und Räume für Freizeit essenziell sind. Diese Methode hilft dir, der große Übel der Zeit zu vermeiden: Prokrastination, Multitasking und Zeitmangel. Natürlich musst du dich dafür einsetzen und dir Zeit geben, damit diese Technik tatsächlich funktioniert.

“Ich schütze meine Zeit mit aller Kraft und Unverfrorenheit.”

Gary Keller

Frau ist produktiver durch Time Blocking
Beim Time Blocking sind Ruhepausen und Freizeit sehr wichtig.

Time Blocking: Was ist das?

Viele Menschen sehen sich dazu gezwungen, Überstunden zu machen, um alle ihre Aufgaben und Verpflichtungen zu erledigen. Prokrastination wird dadurch vielfach zur Gewohnheit, denn wir sind in unserem Alltag überlastet und die Zeit ist knapp. Ein gesundes Zeitmanagement ist deshalb sehr vorteilhaft,   denn wer gut plant und seine Zeit richtig einteilt, ist weitaus effektiver.

Time Blocking ist eine einfache und intuitive Strategie, für die du keine Software benötigst. Es gibt jedoch Apps und digitale Kalender, die dir dabei helfen. Diese Methode basiert auf dem gesunden Menschenverstand. Es geht darum, die Zeit in Blöcke aufzuteilen, sich besser zu organisieren und Räume zu schaffen, die effizientes Arbeiten sowie die nötigen Ruhepausen zulassen – so ähnlich wie ein Stundenplan in der Schule.

Du konzentrierst dich maximal eine Stunde auf eine spezifische Aufgabe oder eine Gruppe von Aufgaben. Es ist wichtig, die Arbeitszeit in höchstens sechs bis sieben Stunden einzuteilen, denn auch Ruhezeiten sind besonders wichtig, um produktiv sein zu können. Du planst deine Aufgaben und legst fest, wann genau du was tust.

Time Blocking in der Praxis

Um die Leistungsfähigkeit und Effizienz tatsächlich zu steigern – so wie der US-amerikanische Staatsmann Benjamin Franklin, der diese Methode erfolgreich verwendete – ist es wichtig, einige Punkte zu beachten:

Der erste Tipp: Fasse ähnliche, kürzere Aufgaben zusammen. Du solltest beispielsweise keinen eigenen Zeitblock für die Beantwortung von E-Mails einplanen, sondern für die “Kommunikation” im Allgemeinen. Dazu gehören auch Telefonanrufe, WhatsApp-Nachrichten usw.

Der zweite Tipp: Du solltest keine Mikroblöcke, sondern längere Blöcke einplanen. Das bedeutet, dass du keine zu detaillierten Blöcke erstellen solltest, das funktioniert in der Regel nicht. Wie beim ersten Tipp erwähnt, ist es besser, einen Kommunikationsblock einzuplanen, anstatt einen Block für E-Mails, einen anderen für Anrufe usw.

Der dritte Tipp: Du darfst bei der Planung keine Aufgaben vergessen. Wenn sie nicht in deinem Kalender stehen, existieren sie nicht.

Schließlich ist es wichtig, dass du deine produktivsten Zeiten berücksichtigst, um möglichst produktiv zu sein. Wenn du morgens am produktivsten bist, solltest du mit den schwierigsten Aufgaben beginnen – die “Eat that Frog”-Technik hilft dir dabei. Nach dem Mittagessen sind einfache Tätigkeiten, die weniger Konzentration erfordern, meistens besser.

Definiere alle sich wiederholenden Aufgaben, um mit deiner Planung effektiver zu sein. Du musst auch deine Prioritäten und Ziele kennen, um die Zeitblöcke richtig zu planen.

Mann verwendet die Time Blocking Methode, um produktiver zu sein.
Mit Time Blocking kannst du das ewige Aufschieben verhindern.

Freie Zeit: der Schlüssel

Viele Befürworter von Time Blocking empfehlen, dass sich die Planung nach den Pausen und der freien Zeit richten sollte, nicht umgekehrt. Mit anderen Worten: Als Erstes solltest du Zeit für dich, deine Familie und Freunde sowie Ruhepausen einplanen. Beachte dabei folgende zwei Aspekte: Plane eine feste Zeit für deine beruflichen Tätigkeiten ein, um Überstunden zu verhindern. Außerdem solltest du auch leere Blöcke unterschiedlicher Länge einplanen, damit dein Tagesplan nicht durch Unterbrechungen oder unvorhergesehene Ereignisse aus der Ordnung kommt.

Vergiss nicht: Zeitmanagement-Tools sind eine wertvolle Hilfe, doch jede Planung muss flexibel und anpassungsfähig sein, denn es gibt immer ungeplante Ereignisse oder Verzögerungen, die dich nicht aus der Ruhe bringen sollten.

Das könnte dich ebenfalls interessieren...
Stephen Coveys Matrix zum Zeitmanagement
Gedankenwelt
Lies auch diesen Artikel bei Gedankenwelt
Stephen Coveys Matrix zum Zeitmanagement

Was ist die Antwort auf Zeitmangel und Stress, omnipräsent in unserer Gesellschaft? Werfen wir einen Blick auf eine einfache Matrix zum Zeitmanagem...



  • Sánchez Pernia, P. (2011). Herramientas para gestionar proyectos y tareas.
  • Tselyaev, V. I. (2007). Quasiparticle time blocking approximation within the framework of generalized Green function formalism. Physical Review C, 75(2), 024306.

Die Inhalte von Gedankenwelt dienen ausschließlich zu Informations- und Bildungszwecken. Sie sind kein Ersatz für eine professionelle Diagnose, Beratung oder Behandlung. Wenn Sie Bedenken oder Fragen haben, konsultieren Sie am besten einen Fachmann Ihres Vertrauens.