Zeitmanagement: Mehr Produktivität mit Timeboxing

Diese Methode hilft dir, effizienter zu arbeiten und dich besser auf konkrete Ziele zu konzentrieren.
Zeitmanagement: Mehr Produktivität mit Timeboxing

Geschrieben von Edith Sánchez

Letzte Aktualisierung: 09. Januar 2023

Timeboxing ist eine zielgerichtete Zeitmanagementstrategie für mehr Produktivität. Sie wurde für Menschen entwickelt, die Schwierigkeiten haben, sich an ihre Zeitpläne zu halten, oder zur Prokrastination neigen. Diese Methode ist jedoch für jeden sehr nützlich, der seine Zeit besser organisieren möchte.

Wir benötigen manchmal für kurze Aufgaben viel zu lange. Dies ist auf das Parkinsonsche Gesetz zurückzuführen, das besagt, dass wir so lange für eine Aufgabe benötigen, wie die Zeit, die wir für ihre Erledigung zur Verfügung haben. Timeboxing hilft, die Zeit effizienter zu nutzen.

Manchmal ist der Zeitplan so dicht gedrängt, dass wir wichtige und weniger wichtige Aufgaben vermischen und deshalb weniger effizient sind. Auch in diesem Fall ist Timeboxing sehr effizient. Erfahre nachfolgend, wie du diese Methode in die Praxis umsetzen kannst.

“Die stärksten aller Krieger sind Zeit und Geduld.”

León Tolstói

Mann verwendet Timeboxing, um effektiver zu sein

Was ist Timeboxing?

Timeboxing ist eine Zeitmanagementstrategie, die auf der Gestaltung von Zeitblöcken basiert und auf das Erreichen bestimmter Ziele ausgerichtet ist. Sie wird angewendet, um die Produktivität zu steigern und Prokrastination zu vermeiden. Manchmal nehmen Kleinstaufgaben oder die trivialsten Aufgaben bis zu 60 % der Arbeitszeit in Anspruch. Das verringert die Effizienz und führt zu mehr Ermüdung als nötig.

Die Timeboxing-Technik kann einzeln oder im Team angewendet werden. Sie kann auch genutzt werden, um Arbeitsbesprechungen agiler und produktiver zu gestalten. Ferner ist sie in der Projektentwicklung und in der Planung von Studienaufgaben sehr effektiv.

Die Strategie basiert auf den folgenden Leitlinien:

  • Für jede Aufgabe wird eine Timebox (Zeitblock) definiert. Während dieses Zeitraums darf nur diese konkrete Aufgabe oder eine Gruppe von miteinander verbundenen Aufgaben ausgeführt werden.
  • Jede Timebox muss ein genau festgelegtes Ziel haben.
  • Am Ende der Timebox beurteilst du, ob du das Ziel erreicht hast. Wenn dies nicht der Fall ist, musst du die Ursache herausfinden.

Festlegen der Timebox

Einer der entscheidenden Aspekte bei der Anwendung von Timeboxing ist die Definition der Timeboxen. Diese können von einer kurzen Zeitspanne wie einer Stunde bis zu mehreren Wochen oder Monaten reichen. Im letzteren Fall ist es notwendig, den Block zu unterteilen und für jede dieser Unterteilungen ein Ziel festzulegen.

Du kannst feste oder flexible Zeitblöcke verwenden:

  • Fester Zeitblock. Diese Timebox ist unbeweglich; das bedeutet, dass die Aufgabe am Ende des Blocks unterbrochen werden muss, unabhängig von ihrem Status.
  • Flexibler Zeitblock. In diesem Fall ist es möglich, die Timebox um 10 oder 15 Minuten zu verlängern, bis die Aufgabe erledigt ist.

Auch wenn du dich für einen monatlichen Zeitblock entscheidest, sollte die Planung auf Tagesbasis erfolgen. Es ist außerdem wichtig, zwischen den einzelnen Zeitblöcken eine Pause einzulegen. Je nach Länge der Aufgabe kann diese Pause ein paar Minuten, eine halbe oder eine ganze Stunde dauern.

Frau nutzt Timeboxing, um produktiver zu sein

Damit es funktioniert

Wichtig beim Timeboxing ist, dass du dich ausschließlich der Aufgabe und dem Ziel widmest, das du für jeden Zeitblock festlegst. Du darfst dich nicht vom Handy, von E-Mails oder anderen Ablenkungen unterbrechen lassen. Am besten schließt du alle Computerfenster, die nichts mit dieser Aufgabe zu tun haben.

Wie du dir denken kannst, ist Timeboxing auch eine Methode, um eines der modernen Übel zu vermeiden: Multitasking. Daher ist es wichtig, dass du während des Zeitblocks deine gesamte Aufmerksamkeit auf die konkrete Aktivität richtest und nichts anderes beachtest.

Die Methode kann scheitern, wenn die Zeitblöcke nicht realistisch definiert sind. Du musst dir gut überlegen, wie lange du für eine Aufgabe benötigst, vor allem wenn du feste Zeitblöcke verwendest.

Timeboxing in deine Routine einzubauen, benötigt Zeit. Anfänglich kann es zu einer gewissen Diskrepanz zwischen deinen Zielen und dem Erreichten kommen, aber mit der Zeit wirst du sehen, dass diese Unterschiede immer kleiner werden und immer weniger ins Gewicht fallen.

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  • Chaparro González, F. V. (2015). Dirección por objetivos. Colección Académica. Editorial UPV.
  • Dasgupta, T. (2018). Impediments in Transitioning to Agile Time-boxing Testing Efforts.
  • Gracia Calles, A. A. (1988). La frustración como una respuesta a la interrupción de una tarea de estudiantes universitarios medida por el Test de Frustración de Rosenzweig (Bachelor’s thesis, San Pedro Garza García: UDEM).

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