Der Planungsfehler: Eine häufige Ursache für Unproduktivität

· 28. Dezember 2018

Der Planungsfehler beschreibt ein Konzept, welches wir eigentlich alle kennen. Es geht darum, dass Pläne nicht in Übereinstimmung mit der Realität erstellt werden. Dies kann in jedem Bereich passieren, sowohl am Arbeitsplatz als auch in unserem persönlichen Leben. Ein perfektes Beispiel dafür ist, wenn wir eine To-do-Liste erstellen und am Ende des Tages, der Woche oder des Monats viele dieser Aufgaben doch noch nicht abgeschlossen sind.

Diese Unterschiede zwischen unseren Plänen und deren Umsetzung haben Auswirkungen auf unser Zeitmanagement. Sie beeinflussen die zukünftige Verfügbarkeit von Ressourcen, Produktivität und Effizienz. Der Planungsfehler hat zudem auf emotionaler Ebene gravierende Folgen.

„Plan: über die beste Methode nachdenken, um ein zufälliges Ergebnis zu erzielen.“

Ambrose Bierce

Der Ursprung des Planungsfehlers

Seit dem Beginn des Industriezeitalters sprechen die Leute über den Planungsfehler, wenn sie auch nicht diesen Begriff verwenden. Als die industrielle Produktion und später die Serienproduktion marktreif wurden, gewann der Faktor Zeit weiter an Bedeutung. Das zentrale Ziel in diesem Zusammenhang bestand darin, die Produktion in kürzester Zeit zu maximieren. Die Rentabilität hing davon ab.

Die Zeit ist Faktor und Risiko beim Planungsfehler.

Seitdem wurde die Planung sowohl auf organisatorischer als auch auf persönlicher Ebene zu einer Voraussetzung für Erfolg. Trotzdem stellte sich schnell heraus, dass selbst schriftliche Pläne so gut wie nie eingehalten werden konnten.

Es dauerte mehrere Jahrzehnte, bis im industriellen Bereich eine konsistente Planungstechnik implementiert wurde. Gleichzeitig wurde davon ausgegangen, dass dies auf der individuellen Ebene und in Unternehmen, in denen die Produktion mehr von Menschen als von Maschinen abhing, eine unmögliche Aufgabe wäre. Viel Zeit verging, bis Daniel Kahneman und Amos Tversky im Jahr 1979 das theoretische Modell des Planungsfehlers entwickelten. Sie hatten verstanden, dass das Problem sehr häufig vorkam, und entdeckten, dass dahinter eine kognitive Tendenz steckte, eine Selbsttäuschung im Zusammenhang mit den vorhandenen Einschränkungen der Wahrnehmung der Realität.

Merkmale des Planungsfehlers

In der Folge wurden mehrere Artikel mit detaillierten Beschreibungen des Planungsfehlers veröffentlicht. Heutzutage verstehen wir diesen Irrtum als eine illusorische Wahrnehmung der Zeit, die Fehler bei der Planung von Aktivitäten hervorruft.

Um Planungsfehler zu vermeiden, sollte es einen realistischen Plan geben.

Hier sind die Hauptmerkmale des Planungsfehlschlusses:

  • Experten erkannten, dass Menschen während der Planung die optimistischsten Szenarien visualisieren. Dies bedeutet, dass die Pläne auf einem reibungslosen Ablauf basieren, ohne Rückschläge, Eventualitäten oder unvorhergesehene Umstände in Betracht zu ziehen.
  • Es findet eine unzureichende Interpretation der eigenen Leistungen und Möglichkeiten statt. Bei der Planung schätzen Menschen ihre eigenen Fähigkeiten tendenziell zu hoch ein. Sie gehen davon aus, dass sie in kurzer Zeit viele Aufgaben erledigen könnten. Dies ist einer der Schlüsselfaktoren beim Planungsfehler.
  • Das illusorische Denken tritt in den Vordergrund. Dies ist die Art des Denkens, bei der die eigenen Wünsche eine objektive Bewertung der Realität verhindern. Mit anderen Worten, es ist reines Wunschdenken.
  • Wenn eine Gruppe von Menschen gemeinsam plant, neigen einzelne Teilnehmer dazu, andere beeindrucken zu wollen. Dies bedeutet, dass sie demonstrieren möchten, wie effizient sie sind. Deshalb werden unrealistische Einschätzungen in Bezug auf die Zeit, die für die Aufgaben erforderlich ist, vorgenommen. Ebenso ist es normal, dass sie davon ausgehen, je schneller sie etwas tun, desto besser wäre es.

Die Folgen des Planungsfehlers

Die wichtigste Folge des Planungsfehlers ist ein unzureichendes Zeitmanagement. In manchen Fällen führt er auch zu einem Ungleichgewicht im Ressourcenmanagement. Ebenso impliziert er eine schlechte Bewertung des Vorgangs selbst.

Das Schlimmste daran ist der Tribut auf emotionaler Ebene. Der emotionale Effekt des Planungsfehlers ist ein Gefühl ständiger Frustration. Und eine variable Dosis von Dauerstress. Wenn das gesetzte Ziel nicht erreicht wird, folgen Spannungen und Unbehagen.

Eine Frau ist verschüttet unter Post-Its.

Um diese kognitive Verzerrung zu vermeiden, sollten frühere Erfahrungen berücksichtigt werden. Diese liefern verlässliche Daten zur tatsächlichen Zeit, die für jede Aktivität benötigt wird. Bei der Planung ist es immer besser, sich etwas mehr Zeit für alle möglichen Eventualitäten oder Zwischenfälle zu nehmen. Auf diese Weise verfallen wir nicht in die erwähnten Frustrationen.