5 Tricks für gute Zeitverwaltung und um erfolgreich zu sein

· 29. März 2016

„Zeit ist Gold,  Zeit ist Leben.“

José Luis Sampedro

Im Laufe unseres Lebens und in unserem Alltag erfüllen wir eine Vielzahl von Aufgaben, und wenn wir sie beendet haben, haben wir manchmal den Eindruck, nicht genug oder gar nichts getan zu haben, und sind dann frustriert. Warum fühlen wir uns so? Wir haben einfach unsere Zeit nicht richtig verwaltet.

Zur richtigen Verwaltung unserer Zeit können wir diesen 5 einfachen Tricks folgen, die uns dabei helfen, zu erkennen, was genau wir jeden Tag machen, und uns so erlauben, unsere Tagesplanung zu verbessern:

1. Setze dir ein Ziel

Stephen Covey sagt uns in seinem Buch Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg,  dass wir mit der Ausrichtung des Verstandes beginnen müssen. Das heißt, dass wir uns ein Ziel setzen.

Allerdings sollte dieses Ziel eine Reihe von Eigenschaften aufweisen:

  • Es muss spezifisch, also so detailliert wie möglich sein.
  • Es sollte messbar sein, damit wir feststellen können, ob wir es erreicht haben oder nicht.
  • Realistisch. Viele Male setzen wir uns eher unrealistische Ziele, daher müssen wir unseres jetzt so anpassen, dass es für uns erreichbar ist.
  • Ein festgelegter Zeitraum. Ein Ziel sollte eine Frist haben. So können wir leicht feststellen, ob wir erfolgreich waren oder nicht.

2. Prioritäten festlegen

Stephen Covey spricht vom „Weg zum Wesentlichen“,  um die Bedeutung von wichtigen und dringenden Dingen zu unterscheiden, und daher Aufgaben zu priorisieren.

Covey stellt uns vier Quadranten zur Verfügung, in denen jede Tätigkeit einzuordnen ist:

  • Dringend und wichtig.
  • Nicht dringend aber wichtig.
  • Dringend aber nicht wichtig.
  • Nicht dringend und nicht wichtig.
Zettel an Pinnwand

Dringlich ist, was sofortige Aufmerksamkeit erfordert.

Wichtig sind jene Dinge, die zu deinen mittel- und langfristigen Zielen im Leben beitragen.

„Die Zeit ist etwas Geschaffenes. Zu sagen ‚Ich habe keine Zeit‘  ist wie zu sagen ‚Ich will nicht‘.“

Lao Tzu

3. Plane deine Aufgaben

Vom professionellen Standpunkt aus gibt es Aufgaben, die als hocheffektiv eingestuft werden können (die uns ein hohes Einkommen bringen) und andere, die von geringer Rentabilität sind (die uns ein niedriges Einkommen bringen).

Jede Aufgabe sollte zum richtigen Moment vollendet werden, um effektiv mit der Zeit umzugehen, also am entsprechenden Tag oder der passenden Woche. Außerdem sollte auch der Zeitaufwand und nicht nur die Aufgabe an sich beachtet werden, also alles, was diese beansprucht (Fahrten, Telefonate, etc.).

Bei der Planung sollte ein wenig Zeit für unerwartete Umstände berücksichtigt werden, sodass diese ohne große Verluste in Angriff genommen werden können.

„Beginne keinen Tag, keine Woche, keinen Monat ohne Planung.“

Jim Rohn

4. Hüte deine Zeit

Jede Minute, die wir einer Aufgabe widmen, besonders wenn diese sehr profitabel ist, sollte vor Unterbrechungen geschützt sein. Häufig wird man von Anrufen, E-Mails, etc. abgelenkt, aber es ist sicher wirksam, bestimmte Tageszeiten ganz bewusst als einen Zeitraum einzuplanen, in dem wir uns ungestört konkreten Aufgaben widmen können.

Tim Ferriss definiert Unterbrechungen in seinem Buch Die 4-Stunden-Woche  als etwas, das uns daran hindert, eine Aufgabe zu vervollständigen, und unterscheidet drei Arten von Unterbrechungen:

  • Zeitfresser: Die Dinge, die mit wenig oder keiner Konsequenz ignoriert werden können.
  • Zeitaufwendige Dinge: Sich wiederholende Aufgaben, die die wichtigsten Aufgaben unterbrechen.
  • Unterbrechungen aufgrund schlechter Delegation: Störungen die auftreten, wenn andere unsere Validierung brauchen, um sehr einfache Aufgaben zu vervollständigen, die eigentlich allein durchgeführt werden können.

Um unsere Zeit zu schützen, ist es fundamental zu lernen, „nein“  zu den Dingen zu sagen, die nichts mit unseren Projekten zu tun haben, und uns auch nicht nützlich sind. Auf jeden Fall kann man „nicht jetzt“  sagen und die jeweilige Angelegenheit auf einen besser geeigneten Zeitpunkt verschieben.

Die Dinge, die wir sowohl für unsere Arbeit als auch für unser Privatleben erledigen, müssen wir manchmal notwendigerweise selbst tun. Andere Male können sie aber auch in Teamarbeit erledigt werden, daher ist es wichtig, delegieren zu lernen.

Grafik bunte Koepfe

5. Ergebnisse messen

Sobald wir die Aufgaben, die wir erledigen mussten, abgeschlossen haben, sollten wir überprüfen, ob wir das Ergebnis, was wir uns für diesen Zeitraum vorgenommen haben, erreicht haben oder nicht. Falls wir das Ergebnis nicht erreicht haben, können wir beurteilen, ob es realistisch oder unrealistisch war, und Anpassungen vornehmen, um es beim nächsten Anlauf besser zu machen.

Die Zeit richtig zu verwalten ist ein Schritt mehr, um deinen Erfolg im Arbeitsleben und im privaten Bereich zu erreichen. Um unsere Träume zu verwirklichen ist es deshalb fundamental, uns bewusst darüber zu werden und zu lernen, wann wir etwas tun und wie wir es tun.

„Die Leute halten mich für einen Experten für Zeitmanagement. Ich sehe mich mehr als einen Experten in der Verwaltung von Prioritäten, also der richtigen Beurteilung von Angelegenheiten. Ich weiß, dass Investition mehr Leistung für meine Zukunft bringt.“

Timothy Ferriss