13 Tipps für mehr Produktivität im Beruf

Wie kannst du produktiver sein, ohne dich zu stressen? Wie kannst du deine beruflichen Ziele erreichen, ohne den persönlichen oder familiären Bereich zurückzustellen?

Geschrieben und geprüft von der Psychologin Valeria Sabater.

Letzte Aktualisierung: 14. Oktober 2023

Multitasking, soziale Netzwerke, ständige Anrufe und andere Ablenkungen wirken sich negativ auf die Produktivität und Zielerreichung aus. Wenn du etwas Struktur und Regelmäßigkeit in dein Leben bringst, dir konkrete Tagesziele setzt, dich gut organisierst, jedoch auch Auszeiten einplanst, kannst du deine Produktivität im Beruf verbessern.

In diesem Artikel findest du hilfreiche Strategien, die du einfach umsetzen kannst, um leitungsfähiger und erfolgreicher zu sein.

Mehr Produktivität im Beruf

Ein ganzes Kaleidoskop verschiedener Faktoren beeinflusst deine Produktivität im Beruf. Einige davon kannst du selbst steuern, andere hängen jedoch von anderen Personen oder Umständen ab. Oftmals haben das Betriebsklima, der Führungsstil oder auch das Gehalt Einfluss auf die Leistung. Die Psychologie stellt dir jedoch hilfreiche Werkzeuge zur Verfügung, um mehr Produktivität im Beruf zu erreichen und dadurch auch deine Zufriedenheit zu fördern.

Egal ob im Unternehmen oder im Homeoffice: Folgende Tipps helfen dir, Ablenkungen zu vermeiden und deine Leistung zu steigern. Daniel Goleman erklärt in seinem Buch

Egal, ob du von zu Hause oder im Unternehmen arbeitest, es hilft vor allem, Strategien anzuwenden, um Ablenkungen zu vermeiden. Daniel Goleman spricht in seinem Buch Konzentriert Ech!¹ über unsere reizüberflutete Gesellschaft, in der die Konzentration schwierig ist. Doch nur ein fokussiertes Gehirn ist effizient. Setze folgende Tipps in die Praxis um!

1. Planung ist alles!

Plane deinen Tag bereits am Vorabend oder am Tagesbeginn noch bevor du mit deiner Arbeit anfängst. Die tägliche Planung ermöglicht es dir, deine Zeit besser zu nutzen, auch wenn dir unvorhergesehene Ereignisse einen Strich durch die Rechnung machen. Sei bei der Planung unbedingt realistisch und lasse dir für jede Aufgabe ausreichend Zeit. Auch Pausen sind wichtig!

2. Setze dir SMART-Ziele

Die SMART-Methode hilft dir, klare, erreichbare und messbare Ziele zu setzen. Um deine Produktivität im Beruf zu steigern, musst du wissen, was du erreichen möchtest. Du kannst dann alle deine Bemühungen und Ressourcen auf deine Ziele konzentrieren. SMART ist ein Akronym, das für folgende Eigenschaften steht, die du bei jedem Ziel berücksichtigen solltest:

• Spezifisch: Deine Ziele sollten konkret, spezifisch und detailliert sein. Anstatt dir vorzusagen “Ich möchte produktiver sein”, musst du konkret werden: “Ich muss neue Kunden finden.”
• Messbar: Die Kriterien zur Zielerreichung müssen genau beschrieben werden und messbar sein. Nur so kannst du beurteilen, ob du mit deinen Bemühungen tatsächlich vorankommst und dich deinen Zielen näherst.
• Attraktiv: Ziele müssen attraktiv sein. Du musst dabei deine Bedürfnisse und Vorlieben beachten. Auch die Motivation ist grundlegend, um zum Ziel zu kommen.
• Realistisch: Plane möglichst realistische Ziele ein, die zwar ambitioniert sein dürfen, jedoch nicht unmöglich.
• Terminiert: Du musst einen Zeitraum festlegen, in dem du deine Ziele erreichen kannst. Die Frist sollte ebenfalls realistisch und konkret sein.

3. Vermeide Unterbrechungen und Ablenkungen

Es mangelt oft an Produktivität im Beruf, da wir uns leicht ablenken lassen: Handynachrichten, Telefonanrufe, E-Mails und andere Unterbrechungen bewirken, dass wir unsere Konzentration verlieren und deshalb weniger leistungsfähig sind. Ein in der Fachzeitschrift Frontiers in Human Neuroscience veröffentlichter Artikel weist außerdem darauf hin, dass Ablenkungen auch unser Arbeitsgedächtnis beeinträchtigen. Versuche deshalb, in einem möglichst ungestörten Umfeld zu arbeiten, in dem du dich in jeder Hinsicht auf deine Arbeit konzentrieren kannst. Setze Prioritäten bei deinen Aufgaben

4. Die Eisenhower-Matrix: Setze Prioritäten

Die Eisenhower-Matrix ist eine praktische Technik, um Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. Das hilft dir, dich auf die wichtigsten Tagesziele zu konzentrieren und weniger Zeit mit Nebensächlichem zu verschwenden. So funktioniert diese Methode:

• Verwende Post-its oder 4 Karteikarten.
• Auf den ersten Zettel schreibst du die dringenden Aufgaben.
• Wichtige, jedoch nicht dringende Aufgaben schreibst du auf den zweiten Zettel.
• Auf dem dritten Zettel notierst du dir all jene Aufgaben, die du an andere Personen delegieren kannst.
• Zuletzt hältst du auf dem vierten Zettel jene Aufgaben fest, die im Moment weder wichtig noch dringend sind.

5. Organisiere deinen persönlichen Raum

Ein organisierter Arbeitsplatz hilft dir, deine Gedanken zu ordnen, die Übersicht zu bewahren und produktiver zu sein. Eine Veröffentlichung in Frontiers in Psychologie hat vor langer Zeit den Irrglauben widerlegt, dass Unordnung innovatives Denken fördert.

6. Gestalte Teambesprechungen effektiv

Besprechungen sind Zeitverschwendung, wenn sie nicht effektiv organisiert und geplant werden. Sie sollten so kurz wie möglich sein, sich auf konkrete Punkte konzentrieren und nicht davon abschweifen.

7. Gutes Zeitmanagement

Um deine Produktivität im Beruf zu steigern, hilft dir die Pomodoro-Technik. Diese von Francesco Cirillo in den 1980er-Jahren entwickelte Methode ist einfach und effektiv:

• Konkretisiere die Aufgabe, die du erledigen möchtest.
• Stelle dir einen Timer für eine Arbeitsdauer von 25 Minuten.
• Führe die Tätigkeit in dieser Zeitspanne konzentriert aus.
• Mach eine 5-minütige Pause, wenn der Alarm nach 25 Minuten ertönt.
• Nimm die Arbeit danach wieder auf und wiederhole nach der kurzen Pause einen weiteren Pomodoro (einen weiteren Zyklus).

8. Überprüfe und stärke deine Motivation

Motivation ist der Motor, der deine Produktivität antreibt. Forscher der Zhejiang Universität erinnern daran, dass die intrinsische Motivation besonders wichtig ist, um Ziele zu erreichen. Denke über deine beruflichen und über deine Lebensziele nach. Was motiviert dich? Was möchtest du erreichen?

9. Lerne, nein zu sagen

Chronischer Stress und Überlastung mindern deine Produktivität im Beruf und führen zu Unzufriedenheit in allen Lebensbereichen. Du musst lernen, Aufgaben zu delegieren, nein zu sagen und dich an deine Prioritäten zu halten. Das ist nicht nur wichtig, um ein Burn-out zu verhindern, sondern auch, um leistungsfähig zu bleiben.

10. Bilde dich weiter, wann immer du kannst

Lerne neue Fähigkeiten und Techniken, um produktiver zu sein. Unsere technologisierte Gesellschaft erfordert ständige Weiterbildung, um up to date zu und effektiv zu bleiben. Du kannst so nicht nur deine Leistung verbessern, sondern auch dein Selbstwertgefühl und deine Karrierechancen steigern.

11. Mehr Teamarbeit

Eine Person allein kann den Gipfel eines Berges erobern; ein Team kann jedoch die Welt erobern. Teamarbeit ist in jedem Unternehmen der Schlüssel zur  Zielerreichung und zum unternehmerischen Erfolg. Damit wird nicht nur die Produktivität gesteigert, die Kooperation ist auch ein perfekter Nährboden für innovative Ideen.

Ein Artikel in BMJ Open beschreibt, wie dieser Faktor die Leistung fördert. Allerdings müssen die richtigen Bedingungen gegeben sein, damit alle im Team harmonisch und effizient arbeiten können.

12. Ja zu hybrider Arbeit

Hybrides Arbeiten bedeutet, dass du teilweise im Unternehmen arbeitest, jedoch auch Zeit im Homeoffice verbringt. Diese Flexibilität ermöglicht eine bessere Work-Life-Balance. Nutze diese Arbeitsweise nach Möglichkeit, denn du kannst damit auch deine Produktivität im Beruf verbessern.

13. Kümmere dich um dein psychisches Wohlbefinden

Sorgen, Ängste oder andere Situationen, die die Psyche belasten, wirken sich negativ auf die berufliche Leistung aus. Ein Artikel in der Fachzeitschrift Kansas Journal of Medicine macht außerdem deutlich, dass übermäßiger Stress zu weniger Produktivität führt. Wir sollten diesen Aspekt deshalb nicht vergessen, wenn wir über mehr Produktivität im Beruf sprechen.

Dein psychisches Wohlbefinden ist in allen Lebensbereichen entscheidend. Um es zu fördern, solltest du Berufs- und Privatleben strikt trennen und dir Zeit für Erholung, Entspannung und soziale Kontakte nehmen. Kümmere dich um dein emotionales Gleichgewicht.

Produktivität ist mehr als ein berufliches Ziel

Produktivität führt nicht nur zu beruflichem Erfolg, sondern verbessert auch deine Lebensqualität und deine Selbstwahrnehmung. Egal, ob du angestellt bist oder dein eigenes Unternehmen führst, du musst diesen Faktor verbessern, um wettbewerbsfähig zu sein. Zeitmanagement, Motivation, gute Teamarbeit und verschiedene Strategien helfen dir dabei.

Vernachlässige jedoch niemals den menschlichen Faktor. Wenn es dir gut geht, kannst du mehr leisten. Positive Emotionen und deine Kompetenzen sind das Fundament, auf dem deine Leistungsfähigkeit aufbaut. Fördere sie, denn nur dann wirst du die beruflichen Ziele erreichen, die du dir gesetzt hast.

▶ Lese-Tipp

1. Konzentriert Euch! Eine Anleitung zum modernen Leben, Daniel Goleman, Piper 2015