Sich wiederholende Aufgaben richtig managen

Viele Aufgaben wiederholen sich immer wieder und werden zur Routine. Es lohnt sich jedoch, zu überprüfen, ob wir dabei effizienter vorgehen können.

Geprüft und freigegeben von dem Psychologen Sergio De Dios González.

Geschrieben von Redaktionsteam

Letzte Aktualisierung: 23. Oktober 2022

Sich wiederholende Aufgaben führen wir periodisch oder routinemäßig durch. Sie entsprechen Tätigkeiten, die zwangsläufig getan werden müssen. Allerdings sind sie nicht sehr lohnend und sie haben nicht mit kreativen oder entscheidenden Aspekten der Arbeit oder des Lebens zu tun. Werden sie jedoch nicht erledigt, beeinträchtigen sie diese wesentlichen Aspekte.

Ein Großteil unseres täglichen Lebens wird von wiederkehrenden Aufgaben bestimmt. Zum Beispiel, wenn wir uns anziehen, ein Bad nehmen, uns die Zähne putzen usw. Das sind Tätigkeiten, die wir jeden Tag tun und die auf den ersten Blick unbedeutend erscheinen. Wenn jedoch eine von ihnen unterdrückt oder nicht ausgeführt wird, kann das schwerwiegende Folgen haben.

Die Wahrheit ist, dass wir uns kaum bewusst sind, welche wiederkehrenden Aufgaben wir zu erledigen haben. Da wir sie mechanisiert haben, werden sie zu Automatismen in unserem täglichen Leben. Wir sind uns nicht im Klaren darüber, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen, und wir haben wahrscheinlich nicht bewertet, ob es eine Möglichkeit gibt, sie besser zu managen. Darüber werden wir gleich sprechen.

Sich wiederholende Aufgaben

Sich wiederholende Aufgaben sollten nicht mit typischen Aufgaben verwechselt werden, die beispielsweise im Job immer wieder erforderlich sind. Für einen Buchhalter ist das die Prüfung der Zahlungseingänge. Für einen Anwalt bedeutet das, dass er Akten durchsehen oder an Anhörungen teilnehmen muss. Diese Tätigkeiten sind wiederkehrend, weil sie zu den grundlegenden, alltäglichen Arbeitsleistungen gehören.

Wir sprechen jedoch von Aufgaben,

• die vordefiniert sind und einer festgelegten Routine folgen,
• immer auf dieselbe Art und Weise ausgeführt werden
• und periodisch zur selben Zeit (einmal in der Woche, jeden Morgen, …) ausgeführt werden.

Ein Beispiel für sich wiederholende Aufgaben zu Hause wären das Bezahlen von Rechnungen, das Putzen des Hauses, das Einkaufen von Lebensmitteln usw. Bei der Arbeit wären dies Dinge wie die Tages- oder Wochenplanung, das Aufräumen von Akten, das Abliefern von Berichten am Ende des Monats usw. Jeder Job hat seine eigenen Routinen.

Sich wiederholende Aufgaben managen

Der erste Schritt, um sich wiederholende Aufgaben richtig zu managen, besteht darin, sie zu identifizieren. Die meisten führen wir unbewusst durch, außer wenn sie zeitaufwendig sind. Wir stellen uns dann die Frage: Warum habe ich nie freie Zeit?

Am besten machst du dir also erst einmal eine Liste mit wiederkehrenden Aufgaben, entweder zu Hause oder bei der Arbeit. Wenn du diese Bestandsaufnahme gemacht hast, musst du als Erstes eine Einteilung nach Häufigkeit vornehmen. Auf diese Weise gibt es eine Gruppe mit täglichen, eine andere mit wöchentlichen oder monatlichen Aufgaben usw.

Danach weist du diesen Aufgaben Tage und Zeiten zu. Vorzugsweise führst du die Tätigkeiten immer zur selben Tageszeit aus, um sie zu mechanisieren und möglichst wenig darüber nachdenken zu müssen. Schließlich willst du damit Zeit sparen.

Assoziiere und bearbeite

Idealerweise solltest du sich wiederholende Aufgaben miteinander verknüpfen können, damit du das Beste aus ihnen herausholst. Du kannst zum Beispiel einen Putztag einrichten, um alle Reinigungsarbeiten hintereinander zu erledigen. Freitagnachmittag ist perfekt für diese Aufgabe, da du vermutlich bereits müde bist und dir geistig herausfordernde Arbeiten schwerer fallen.

Es lohnt sich auch, die wiederkehrenden Aufgaben zu analysieren, die mehr Zeit in Anspruch nehmen. Gibt es eine Möglichkeit, diese Aufgaben zu vereinfachen? Sind tatsächlich alle nötig? Kannst du sie besser organisieren und erleichtern?

Am besten ist es, diese Art von Aufgaben so weit wie möglich zu systematisieren. Eine gute Methode, um dies zu erreichen, ist die Zerlegung der Aktivität: Welche Schritte müssen erfüllt sein, um die Aufgabe auszuführen? Indem du Tätigkeiten auf diese Weise umreißt, ist es möglich, neue Wege zu finden, um sie zeitsparend zu erledigen. Das Problem mit der Wiederholung ist, dass du nicht mehr darüber nachdenkst, wie du diese Aufgaben effizienter ausführen könntest. 

Im Internet findest du Programme, mit denen du sich wiederholende Aufgaben organisieren und verwalten kannst. Egal, ob du diese Art von Anwendung verwendest oder nicht, am besten ist es, sie in einem Kalender sichtbar festzuhalten. Diese Visualisierung stellt sicher, dass du sie nicht übersiehst. Außerdem kann sie auch Anhaltspunkte für effizientere Managementstrategien liefern.

Eine Frage der Gewohnheit

Forschungen von Dr. David Neal von der Duke University kamen zu dem Ergebnis, dass mindestens 40 % der täglichen Aktivitäten Gewohnheiten sind. Dazu gehören natürlich auch sich wiederholende Aufgaben. Es ist gut, dass dies der Fall ist, denn das Gehirn hat eine begrenzte Kapazität. Deshalb sucht es natürlich nach Möglichkeiten, Energie zu sparen, und Routinen sind eine gute Möglichkeit dafür.

Der Schlüssel ist, intelligente Routinen zu entwickeln und sie zu Gewohnheiten zu machen. Wenn sich wiederholende Aufgaben als Automatismen strukturiert sind und wir wenig oder gar nicht darüber nachdenken, sind wir dabei oft nicht sehr effizient. Die Automatisierung hilft jedoch dem Gehirn, Ressourcen zu sparen. Wenn du dich gut organisierst, kannst du gleichzeitig Zeit gewinnen, die du für unterhaltsamere Aktivitäten nutzen kannst.