Stephen Coveys Matrix zum Zeitmanagement

Geprüft und freigegeben von der Psychologe Gema Sánchez Cuevas.

Geschrieben von Edith Sánchez

Letzte Aktualisierung: 13. Dezember 2022

Deine Zeit gut zu verwalten, bedeutet nicht, dass du eine To-do-Liste erstellst und dann die Punkte nach und nach abhakst. Es bedeutet Wissen um die richtige Priorisierung, Planung und effiziente Ausführung deiner Aufgaben, und natürlich auch darum, wann du etwas aus dem Terminkalender streichen solltest. Nun, wir haben gute Nachrichten für dich: Es gibt etwas, das dir helfen kann, deine Zeit besser zu nutzen. Es zeigt dir auch, wie du herausfindest, wofür du deine Zeit wirklich aufwenden solltest. Wir sprechen hier von den Zeitmanagement-Methoden des Stephen Covey.

Covey selbst sagte, dass es beim Zeitmanagement nicht nur darum gehe, deine Aufgaben zu organisieren. Er behauptete, dass es in Wirklichkeit eine Art Lebensart sei, seine Zeit zu nutzen. Denn wie du deine Zeit einteilst, spielt auch eine große Rolle für dein Wohlbefinden.

“Es g ibt nie genug Zeit, um alles zu machen, aber es gibt immer genug Zeit, um das Wichtigste zu machen.”

Brian Tracy

Stephen Coveys Matrix zum Zeitmanagement besteht aus vier Quadranten. Jeder davon repräsentiert eine andere Priorität. Ein jeder Quadrant umfasst zudem spezifische Aktivitäten, die je nachdem, wo er sich befindet, unterschiedlich gehandhabt werden. Wir wollen nun einen genaueren Blick auf diese Matrix werfen.

Der erste Quadrant

Zeichne ein Kreuz. Wenn du es zeichnest, erhältst du vier leere Felder. Diese vier Felder sind Stephen Coveys vier Quadranten der Matrix zum Zeitmanagement. Der erste Quadrant befindet sich oben links. Dieser enthält alles, was in zwei grundlegende Kategorien fällt: dringend und wichtig.

Hier setzt du alle Aufgaben hinein, die du unter keinen Umständen vernachlässigen kannst und solltest. Dieser Quadrant steht für alles, was oberste Priorität hat. Das bedeutet, dass du diese Aufgaben so schnell wie möglich erledigen solltest. Lasse alle anderen Aktivitäten beiseite, bis du den ersten Quadranten abgearbeitet hast.

Nehmen wir ein Beispiel: Eine Aufgabe, die du in diesen Quadranten setzen könntest, wäre das Begleichen einer nicht bezahlten Stromrechnung. Du musst du dafür sorgen, dass dir der Strom nicht abgestellt wird. Andere Situationen, die in diesen Quadranten gehören, wären beispielsweise die Versorgung kranker Angehöriger und das termingerechte Einreichen der Steuererklärung.

Der zweite Quadrant: wichtig, aber nicht dringend

Der zweite Quadrant hat mit Herausforderungen zu tun, mit denen du nicht sofort fertig werden musst. Es handelt sich aber immer noch um dringende Aufgaben. Mit anderen Worten, es sind jene Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. In der Regel sind die zugehörigen Ergebnisse langfristig von größerer Bedeutung als kurzfristig.

Bei keiner der Aufgaben in diesem Quadranten geht es um Leben und Tod. Aber sie sind immer noch sehr bedeutend für deine Lebensqualität und dein Wohlbefinden. Das beste Beispiel dafür ist deine Gesundheit. Alles im Leben hängt von deiner Gesundheit ab und deshalb ist es wichtig, auf sie zu achten. Wenn du dich nicht um dich selbst kümmerst, mag das zwar kurzfristig keine schwerwiegenden Folgen haben, aber langfristig verheerende.

Andere Tätigkeiten, die in dieses Feld passen, sind Aufgaben wie die Vorbereitung auf mittelfristig angesetzte Abschlussprüfungen oder die Pflege einer Beziehung zu Freunden und Partnern. Es geht hier auch um Alltägliches, wie zum Beispiel um Sport. Oder darum, dich mit Hilfe Nachrichten auf dem Laufenden zu halten.

Der dritte Quadrant: dringend, aber nicht wichtig

Dies ist einer der kniffligsten Quadranten. Es ist nicht immer einfach herauszufinden, welche Aufgaben oder Aktivitäten hier hineingehören. Warum? Weil ihre Dringlichkeit deine Aufmerksamkeit erregt. Aber nur weil sie Aufmerksamkeit erregen, heißt das nicht, dass sie auch wichtig wären.

Der dritte Quadrant ist jener, in den du all die unnötigen Aktivitäten schreibst, welchen du aus Gewohnheit oder zufällig nachgehst. Vielleicht triffst du jemanden und beginnst ein Gespräch mit ihm, dass dich von deinen Aufgaben aus dem ersten Quadranten ablenkt. Oder du verlierst dich in den sozialen Medien in einer Diskussion über etwas eher Triviales und verbringst damit viel zu viel Zeit.

Der vierte Quadrant: weder dringend, noch wichtig

In den vierten Quadrant gehört alles, was im Grunde nichts zu deinem Leben beiträgt, was weder dringend noch besonders wichtig ist. Das Merkwürdige an diesen Aufgaben ist, dass du am Ende doch unendlich lange Zeit mit ihnen verbringst.

Dies ist der Quadrant, in den du unnötige Dinge füllst, wie beispielsweise das Überprüfen deiner E-Mails im Fünf-Minuten-Takt. Oder das verschicken von SMS, obwohl weder du noch dein Gesprächspartner wirklich etwas Wichtiges zu sagen haben. Andere Beispiele für den vierten Quadranten sind Fernsehen und Online-Shopping.

Gutes Zeitmanagement

Die meisten Leute, die Stephen Coveys Methoden für Zeitmanagement anwenden, merken schnell, dass sie zunächst nur den ersten und dritten Quadranten ausfüllen. Es ist relativ einfach, dringende und wichtige und dringende aber nicht wichtige Aufgaben zu benennen.

Covey sagte voraus, dass genau dies passieren würde, weil wir im Regelfall alles als dringend betrachten. Er wies auch darauf hin, dass es genau dieses Gefühl der Dringlichkeit sei, das uns so sehr auf Trab hält. Deshalb kann ist es empfehlenswert, zu lernen, aus diesen beiden Feldern in die anderen zu verschieben. Das wird dir helfen, Fortschritte in deinem Zeitmanagement zu machen.

Der Erschaffer des Modells sagte zudem, dass du dich hauptsächlich auf Quadrant 2 konzentrieren solltest. Ihm zufolge findest du dort Zufriedenheit und Glück. Wenn du dir ein klares Bild von den Aufgaben in diesem Feld machen und dich darauf konzentrieren kannst, hat Stephen Coveys Matrix zum Zeitmanagement ihren Zweck erfüllt.